56
פסיפס מקצועי
קבוצת נהלים הקשורים בתהליך הדוקומנטציה, הפכה
דוגמה שלישית:
להיות מיותרת, אך עדיין יש צורך בנהלים המסדירים בקרות ותהליכים
הכרוכים בשיקול דעת וקבלת החלטות (שאינם אוטומטיים).
בעבר הלא רחוק, מערכות הסוכן היו מקומיות. נתוני המניפסט והנתונים
הפיננסיים של הסוכנים הועברו באמצעות שידורים. חסרון עיקרי בשיטה,
היה שידור בפרקי זמן לא אחידים וכן נתונים שהיו חלקיים, שגויים או
חסרים. לאורך זמן, מצב זה פגע ביכולת לראות את התמונה הגדולה
והמלאה של ענייני הסוכנויות וביכולת לקבל החלטות נכונות בזמן אמת.
החברה בחרה בפתרון משולב. האחד, שינוי במבנה הבעלות של הסוכנויות
כך שרבות מהן עברו לשליטת החברה. השני, החלפת מערכות הסוכן
AgenTeam
המקומיות למערכת מידע גלובלית. רוב הסוכנויות עברו ל-
הגלובלית. מיעוטן קבלו ממשקים למערכת הגלובלית באמצעות מערכת
.
AgentCloud
שהוחלפה בהמשך למערכת
Legacy
מובן כי כל סוכנויות החברה הושפעו משינוי הבעלות ו/או משינוי מערכות
המידע. לשינויים אלו השלכה ישירה על פעילות מערכות הספנות,
מערכות הכספים ומערכות הדיווח לחברת האם.
כתוצאה מכך, תהליכים ידניים רבים הפכו לאוטומטיים ונהלי העבר הפכו
למיותרים. עם זאת, עדיין קיימים צמתים של בקרה, קבלת החלטות ופתרון
בעיות, אשר לא קבלו פתרון אוטומטי. תהליכים אלו דורשים התייחסות
ממוקדת והכוונה באמצעות נהלי החברה, כדוגמת תהליכי שחרור שטר
המטען, או כללי איסור סחר עם מדינות מסוימות.
מה אנו מרויחים מהנהלים?
נהלי החברה משרתים מספר מטרות, אשר נפרט אותם לאו דווקא בסדר
חשיבותם, כי הם כרוכים זה בזה:
תפקידם הראשון, לחסוך כסף וזמן יקרים בפעילות החברה. באמצעות
תפקוד נכון נוכל לחסוך לחברה הוצאות עתק הקשורות באי-יעילות,
תקלות, נזקים ותביעות.
תפקיד שני, הוא לשמש שופר להנהלת החברה ולהביא לידיעת
העובדים את תהליכי העבודה העיקריים ואת האמצעים העיקריים
העומדים לרשותם. למעשה, הנהלים מתרגמים את מדיניות החברה
לשפת המעשה: אם יקיימו העובדים את התהליך כפי שהוא מצופה
מהם, יש סיכוי לכך שנצליח לממש את מטרות החברה ויעדיה.
עד אז. היה צורך לנתח את הסיכונים
הכרוכים בהובלת מטענים אלה וכיצד
ניתן להקטינם.
המשמעות העיקרית של הגדלת נפח
הובלת המטענים המסוכנים היא יצירת
התמחות. הוקם גוף ידע בארגון, הכולל
את יחידת המטה במשרד הראשי ומרכזי
המטענים המסוכנים באזורים. בשפת
המעשה, סוכן שעד אז קיבל מטען מסוכן
להובלה ובעת הצורך התייעץ עם מנהל
התפעול באזור, כיום אינו רשאי לאשר
הזמנה למטען מסוכן, אלא לאחר קבלת אישור מהמרכז האזורי.
מיד לאחר מכן פורסם עדכון לנוהל מטענים מסוכנים המשקף את
השינויים בנושא. מטרתו היתה להביא לידיעת כל העובדים העוסקים
במטענים אלו (בסוכנות, באזור, במשרד הראשי ואפילו באניה), את
תהליך העבודה החדש. בדומה לתהליך עצמו, הנוהל הפך להיות יותר
מורכב, יותר ביורוקרטי, עם יותר עיניים בוחנות (נקודות בקרה ואישורים),
עם יותר שותפי תהליך, עם יותר התייחסות לחריגים ובעיות ועם יותר
הגדרות של גבולות הסמכות והאחריות של שותפי הנוהל.
העיקרון דומה כשמדובר במטענים מיוחדים אחרים, כמו פלקסי-טנק,
מטענים חורגים, מטענים בקירור, מטענים צבאיים ועוד.
נוהל העוסק במסירת מכולה ללקוח לצורך הובלת מטענים
דוגמה שניה:
רגישים לזיהום. הנוהל נכתב מחדש בעקבות תהליך קיים שנמצא כי
אינו הולם עוד כפי שהוא.
החברה נחשפה לארועים בהם זוהמו מטענים משום שהומכלו במכולות
שהובילו קודם לכן מטעני עורות, מטעני פסולת או מטענים מסוכנים. הם
הומכלו בכל מכולה זמינה, מבלי לתת את הדעת לרגישותם. לא היתה אז
די מודעות לסיכוני הבריאות וסיכוני הביטוח הגבוהים ולכך נדרש פתרון.
מבחינת ניהול הסיכונים, החברה אינה יכולה להרשות לעצמה נזק
למטענים, כל שכן מטענים מאד רגישים ויקרים. לפיכך הוגדר תהליך
מחייב בחברה, לפיו הסוכן אמור לזהות מהו מטען רגיש לזיהום או
מטען יקר וכיצד יש לאתר ולסמן מכולה נקייה ובטוחה לשימוש עבור
מטענים כאלה.
הטמעת התהליך לא היתה פשוטה. הסוכן היה חייב לשנות את שיטת
מסירת המכולות ללקוחות ולהיות מודע לדרישות החדשות. בנוסף, היה
עליו להציב דרישה חדשה למסופים: לבדוק את עברה של כל מכולה
בטרם נמסרת להובלת מטען רגיש או יקר ולוודא את ניקיון המכולה
ותקינותה בטרם מסירתה ללקוח, כמו גם סימון המכולות או שמירתן
בערוגות נפרדות.
הטבע האנושי אינו מחבב נהלים בלשון
המעטה. גם אם אנשים מבינים את
חשיבותם והם מפגינים רצון כן ואמיתי
לקרוא נהלים ולהבין אותם, הם נרתעים
מכל מיני סיבות
68...,57,58,59,60,61,62,63,64,65,66 46,47,48,49,50,51,52,53,54,55,...1