Page 57 - מגזין צים | גיליון 88 - ספטמבר 2013

57
פסיפס מקצועי
מצטברת מטעויות וכשלים, הכרת התחרות, הכרת התפתחויות בענף,
בחברה ובמערכות המידע שלנו. הידע שלהם הוא ידע מומחה שלא ניתן
להכיר בשום אקדמיה או מכללה.
כל טיוטת נוהל נשלחת למנהלים ועובדים הרלוונטים לנושא הנוהל
במשרד הראשי, באזורים ולעיתים במחוזות, לקבלת הערות. ההערות
נשקלות היטב ולעיתים בעקבותיהן מנוסחת טיוטת נוהל חדשה אשר
מופצת שוב להערות.
הפתרונות שלנו
הגשה גרפית נוחה וידידותית לעין:
אנו בוחנים כעת יישום גרפיקה, כדי להפוך את הנהלים לויזואליים, •
קצרים ונוחים לשימוש.
שיפור נגישות הנהלים:
לאחר הקמת הפורטל הגלובלי, יתאפשר חיפוש ידידותי, בעזרת מילות •
מפתח ותגיות.
הנהלים יוגשו בסביבות תוכן וניתן יהא לאתרם לפי נושאים. •
גלובלי, תתאפשר "דחיפת" נהלים לקבוצת העובדים SAP HR בעזרת •
הרלוונטית.
כבר מספר שנים קיים לרשות כל הסוכנים פורטל נהלים הכולל את •
כל הנהלים הקשורים לעבודתם.
שיפור מערך ההדרכה וההטמעה:
פיתוח לומדות הדרכה העוסקות בנושאים של שרות ודוקומנטציה, •
מטענים מיוחדים, אבטחת מידע ועוד. חלק מהלומדות כבר יצאו לדרך
וחלקן עדיין בפיתוח.
הדרכה מקצועית של מנהלים: הכרה ושינון נהלים בקבוצות העבודה •
כחלק מישיבות עבודה שוטפות, תדריכים והדרכות פרונטליות.
לסיכום, העובדה שאנו ניגשים בימים אלה לתכנון שינוי במערך
הנהלים ואופן הגשתם, מצביעה על גישה אופטימית ורצון להפוך את
הנהלים היבשים המסתתרים עמוק בפורטל, לכלים נגישים, יעילים
ושימושיים יותר מאי פעם.
תפקיד שלישי, הוא לקיים שימור הידע והנחלתו בכל עיסוקי החברה. 
תיעוד הידע מאפשר העברתו מעובד אחד לעובד אחר, או מעובד ותיק
לעובד חדש. הנוהל משמש מדריך לעובד חדש בתפקיד. כאשר נפתח
דיון בנוסח "מי אחראי על מה" ו"מי מדווח למי", הוא מציע תשובות. זהו
מאגר ידע שנמצא בהישג יד של כל עובד בחברה והוא בעצם המאגר
היחידי שמתייחס למרבית התהליכים העיקריים והמשניים בחברה.
תפקידם הרביעי של הנהלים, הוא להגדיר תהליכים סטנדרטים 
ויעילים בכל חלקי הארגון, וזאת במקביל לאחידות הנובעת ממערכות
המחשב הגלובליות. תהליכי העבודה בארגון הופכים להיות אחידים,
מסודרים ומוגדרים היטב.
תפקיד חמישי, נוגע לשיפור התקשורת בין גורמי החברה. הרווחים 
כתוצאה מידיעת הנהלים עולים על הרווחים מאי-ידיעתם. דוגמה
לשיפור התקשורת: כאשר הקשיים שמציב התהליך בשטח יובאו
לידיעת יחידת המטה הרלוונטית במשרד הראשי ויוצגו הצעות לייעול,
חלופות ופתרונות. כך הנוהל יוכל להיות נדבך נוסף בדיאלוג בין
העוסקים במלאכה לבין מומחי התוכן, לשיפור העבודה ותוצאותיה.
אם כך, מדוע עדיין קשה לנו לקרוא נהלים?
הטבע האנושי אינו מחבב נהלים וזאת בלשון המעטה. גם אם אנשים
מבינים את חשיבותם והם מפגינים רצון כן ואמיתי לקרוא נהלים ולהבין
אותם, הם נרתעים מכל מיני סיבות שהעיקריות שבהן נוגעות לאורך
הנוהל, למורכבותו, לשפתו, לריבוי הנהלים, לקושי באיתור נהלים, לחוסר-
עדכניות של הנוהל וכדומה.
אצלנו, מערכת הנהלים היא מצד אחד רבת שנים ומצד שני, לנוכח חוסר
במערכות הטמעה, זהו מאגר ידע כמעט בלעדי בחברה.
לכן, כל עוד אין חלופה לשימור וניהול הידע, עלינו לראות בנהלי החברה
פלטפורמה זמינה ומשתלמת לעבודה.
חשוב להבין, כי הנהלים תמיד נכתבים בעזרת מומחי התוכן במשרד
הראשי ולעיתים באזורים. לכן, הם קשורים בצורה הדוקה לעולם העבודה
המעשית. לא תמיד ניתן להתווכח על נכונות התהליך, אך יש מקום לדון
מחדש על דרישה כזו או אחרת. הידע והניסיון המצטברים של מומחי
התוכן מבוססים על ראייה מערכתית של כל החברה, הפקת לקחים
אורה בורוכוב, מנהלת היחידה להבטחת איכות
הנהליםתמיד נכתבים בעזרתמומחי התוכן
בחברה. הם קשורים בצורה הדוקה לעולם
העבודה המעשית. הם מבוססים על ראיה
מערכתית, הפקת לקחים מצטברת, הכרת
התחרות והתפתחויות בענף.